3 boas práticas para desenvolver uma boa política de cobrança

Você está sempre preocupado em diminuir as taxas de inadimplência de sua empresa, não é verdade? Pois pare de se preocupar agora mesmo. No post de hoje, você descobrirá que o segredo para minimizar o risco da inadimplência e aumentar as chances de receber dos clientes é manter uma boa política de crédito e cobrança.

Ainda mostraremos quais são as 3 principais práticas que devem ser adotadas por sua empresa para elaborar uma boa política de cobrança. Aqui, você verá que as boas práticas envolvem:

• manutenção do cadastro de clientes sempre atualizado;
• elaboração de um manual bem estruturado;
• análise dos 5 Cs do crédito para cada cliente;
• avaliação de risco da liberação de crédito;
• acompanhamento do comportamento dos clientes;
• desenvolvimento de um plano de cobrança;
• benefícios de uma política de cobrança eficiente.

Vamos lá? Boa leitura!

1. Mantenha o cadastro de clientes sempre atualizado

Embora sua função principal seja conservar o registro de informações sobre os clientes, a manutenção de um sistema cadastro sempre atualizado é o primeiro passo para fazer cobranças efetivas. Se esses dados estiverem desatualizados ou faltando informações importantes, como números de telefone ou endereços de e-mail, será impossível contatar os clientes.

Essa dificuldade faz com que seus colaboradores percam um tempo precioso procurando outros meios de realizar a cobrança. Uma boa base de cadastro, por outro lado, garante economia de tempo e eficiência no contato com os consumidores inadimplentes. Assim, os processos se tornam muito mais simples e ágeis.

2. Elabore um manual bem estruturado

O planejamento é essencial para que as políticas de cobrança sejam muito bem realizadas em sua empresa. E uma parte fundamental desse processo é a elaboração de um manual estruturado. Esse documento é conhecido como a política de crédito da empresa, o qual deve conter um passo a passo de todos os procedimentos que devem ser seguidos pelos colaboradores, assim que perceberem que há contas em atraso.

De forma geral, as principais informações estão relacionadas a:

• prazos oferecidos;
• limite máximo de atraso;
• penalidades adotadas (juros e multa);
• parâmetros para renegociação da dívida;
• formas de comunicação com os devedores.

O manual deve estar disponível para todos os funcionários. Dessa forma, haverá garantia de que toda a empresa age de maneira uniforme em relação às cobranças dos clientes. Isso trará eficiência, agilidade e, principalmente, organização aos procedimentos.

3. Analise os 5 Cs do crédito para cada cliente

Para evitar que as taxas de inadimplência aumentem em sua empresa, é fundamental implementar ferramentas capazes de analisar para quais clientes deve ser concedida a opção de vendas a prazo. Então, o comércio varejista costuma adotar o método de análise chamado 5 Cs de crédito. Eles se referem a uma série de características que ajudam a determinar o perfil dos clientes.

Conheça quais são os critérios dessa metodologia de avaliação:

• C de capacidade: é o momento de verificar se o cliente tem capacidade de arcar com o compromisso financeiro que está sendo feito e realizar os pagamentos dentro do prazo acordado;
• C de colateral: reflete tudo o que o cliente pode dar como garantia para pagar a dívida em caso de atrasos ou inadimplência;
• C de caráter: esse é o estudo do histórico financeiro de quem solicita crédito; muitas vezes, transações anteriores podem ser consultadas para checar qual foi o comportamento do cliente;
• C de condições: sob esse ponto de vista, tanto o cliente quanto a empresa vendedora se encontram suscetíveis a oscilações econômicas. Por esse motivo, deve ser avaliado o contexto econômico do cliente, mas também da economia como um todo;
• C de capital: esse é um dos aspectos mais relevantes, pois considera a possibilidade de o cliente dispor de outros recursos para quitar a dívida, como é o caso do seu patrimônio líquido e outras fontes de renda.

Ao final desta análise, se todos os critérios forem positivos, as probabilidades de ele se tornar inadimplente no futuro são significativamente baixas.

4. Avalie o risco da liberação de crédito

Essa é uma decisão estratégica que tem relação direta com a capacidade de sua empresa arcar com compromissos financeiros assumidos. Portanto, em um cenário ideal, somente o pagamento à vista é capaz de oferecer liquidez ao fluxo de caixa.

Essa não é uma alternativa viável em todas as transações, o que resulta na opção de pagamento parcelado por meio da oferta de crédito para os clientes. Como se trata de um risco considerável, as empresas devem avaliar como a inadimplência pode afetar os resultados.

Além do risco que afeta a saúde financeira do seu negócio, mantenha indicadores sobre o desempenho do departamento de cobrança. Essa é uma medida vital para o aprimoramento constante dos processos da área.

5. Acompanhe o comportamento dos clientes

Na maioria das vezes, existe uma justificativa para os casos de atraso de pagamento e inadimplência. São raras as exceções em que o cliente solicita crédito com a clara intenção de não fazer pagamentos.

Por esse motivo, desenvolva mecanismos, como sistemas de gestão que possibilitem o registro de todas as transações, e mantenha um histórico tanto das solicitações anteriores de crédito como do histórico de pagamento. Essa é uma fonte de dados bastante útil para basear a tomada de decisão no futuro.

Os benefícios de uma política de cobrança eficiente

Por fim, um gestor que está preparado para investir em forma de controle da inadimplência tem a oportunidade de conquistar a redução de perdas causadas pela oferta de crédito sem critérios claros.

Hoje, já existem ferramentas que automatizam esse processo e seguem as diretrizes criadas pela empresa para preservar o fluxo constante de entrada de recursos. Portanto, busque construir um relacionamento saudável com clientes por meio do desenvolvimento de uma política de cobrança eficiente. Assim, se sua empresa seguir essas recomendações, certamente conseguirá diminuir os índices de atraso de recebimento. Além disso, o lucro da empresa voltará a crescer e as despesas com cobranças diminuirão sensivelmente.

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