Antecipação, controle e otimização dos resultados: esse é o trio de qualidades almejadas por qualquer profissional em suas operações. Afinal de contas, é fundamental aplicar métodos para a redução de inadimplências e atrasos. Com isso em mente, elaboramos este post em que explicamos as vantagens de se automatizar cobranças.
Apesar de ser extremamente funcional, não são todas as empresas que adotam essa estratégia no acompanhamento de seus clientes. Para mudar essa situação, desenvolvemos este artigo, apresentando as qualidades desse conceito. Então, não perca tempo e acompanhe!
O conceito e funcionamento da automatização de cobranças
De maneira geral, toda empresa B2C tende a ser beneficiada com a automatização das cobranças. Afinal, essa é a estratégia que acompanha os dados de pagamentos, vencimentos e inadimplências, identificando consumidores reincidentes e aplicando soluções para notificar e cobrar os clientes, de maneira pouco invasiva e bastante funcional. Agora, veja os principais formatos de cobrança automatizada!
SMS
O disparo por SMS é um padrão do mercado, sendo amplamente utilizado por operações que trabalham com faturas mensais na prestação de serviços, como telefonia, internet, TV por assinatura e afins. Como o sistema de mensagem clássico tem suas limitações, esse formato prioriza a objetividade, normalmente por meio do enveio do número do código de barras e de notificações ao consumidor da proximidade ou do vencimento do boleto.
Em um segundo momento, existe a automatização canalizada pelo e-mail. Diferentemente do SMS, essa solução tem maior flexibilidade na persuasão do consumidor, permitindo o anexo de arquivos PDF e XML, além da possibilidade de agregar imagens ao layout da mensagem, tornando a cobrança ainda mais simpática e profissional.
Ligações
Já aqui, temos a solução mais invasiva de todas e que, justamente por isso, se demonstra como uma das últimas alternativas. Automatizar a cobrança telefônica exige a programação de um sistema que reconheça a inadimplência e, com o uso de uma mensagem pré-gravada, entre em contato com o consumidor.
Esse é o tipo de estratégia que precisa ser utilizada com cuidado. Afinal de contas, caso a ferramenta seja usada de maneira abusiva, o consumidor poderá acionar a empresa na Justiça, alegando uma série de transtornos causados pelas frequentes cobranças.
As principais vantagens de automatizar cobranças
Então, chega o momento de conhecer os benefícios práticos da automatização. Naturalmente, essas vantagens são aproveitadas apenas pelas empresas que utilizam a estratégia com responsabilidade, conciliando a utilidade do contato com o respeito à privacidade e ao tempo do consumidor. Veja!
Redução da inadimplência
Evidentemente, essa é a maior de todas as vantagens. Esse é um fator importante pois, como você bem sabe, a inadimplência não só atrasa os recebíveis de uma operação, como também consome recursos nas tentativas de recuperar esses valores.
Sendo assim, quanto menor o número de clientes inadimplentes, menor a carga horária empregue pelo departamento jurídico nas estratégias para conseguir esses pagamentos. Além disso, o próprio departamento contábil também é beneficiado, ganhando tempo útil para elaborar estratégias voltadas à preservação e crescimento da empresa, sem aplicar tanto tempo e energia no remanejo do orçamento.
Otimização dos processos
Assim como as demais funcionalidades, a automatização surge como uma solução pontual para tornar as operações mais enxutas. Nesse sentido, automatizar cobranças é uma prática ideal para eliminar etapas desnecessárias, agilizar a identificação de inadimplentes e disparar a ação adequada a cada caso.
Por conta desse motivo, a otimização de processos também acaba beneficiando a produtividade da sua equipe. Com a automatização, os colaboradores não perdem tempo nos processos manuais de identificação de cadastros, emissões de segundas vias e envios por e-mail. Com uma boa estratégia, tudo isso pode ser substituído pela objetividade de um software.
Satisfação do cliente
Ainda que o consumidor não se sinta feliz com o lembrete de uma cobrança, vale notar que a automatização é muito mais funcional na tentativa de preservar uma boa relação com esse cliente. Quando você delega um funcionário da equipe para realizar esse contato, tanto o colaborador como o inadimplente passarão por constrangimento.
Esse é o tipo de situação desnecessária e que pode ser facilmente evitada com a automatização. Afinal de contas, o objetivo da estratégia é — periodicamente — frisar ao consumidor que ele precisa realizar um pagamento, seja em dia, com o envio de faturas com antecedência, seja após o vencimento, com o disparo de boletos atualizados para estimular o pagamento.
Redução do erro humano
Não somente o erro humano, mas o fator humano. Pois veja, sem automatização, as cobranças realmente dependem da colaboração ativa dos funcionários. Nesse sentido, as cobranças tanto podem acontecer no período apropriado, como serem completamente negligenciadas.
Por outro lado, também é importante analisar o fator humano. Em determinadas ocasiões, sua empresa poderá lidar com clientes com práticas duvidosas. No ponto de vista deles, podem alegar que nunca receberam a cobrança, dificultando o relacionamento e postergando o pagamento da dívida.
Com a automatização, todos esses problemas são contornados. Assim como qualquer outra solução elaborada pela computação, a automatização de cobranças avalia fria e sistematicamente o que e quando fazer. Nesse sentido, não existem espaços para vulnerabilidades humanas, sendo elas intencionais ou não.
Controle de caixa
No fim das contas, como em um grande efeito cascata, todas essas vantagens se acumulam para proporcionar melhor controle de caixa para a empresa que automatiza suas cobranças. Isso é possível, principalmente, por conta da redução da inadimplência.
Nesse cenário, a pontualidade dos pagamentos faz com que a empresa opere com um fluxo de caixa mais saudável, diminuindo o número de vezes em que é necessário recorrer a reserva de emergência. Para além disso, a previsibilidade orçamentária também estimula o reinvestimento na empresa, alavancando a operação e seus resultados.
Por fim, também vale lembrar de algumas boas práticas no segmento, tal como a emissão de boletos 15 dias antes de seu vencimento, a notificação do cliente por SMS um dia após o vencimento não pago e a automação para o novo envio dessa mensagem a cada 5 dias — enquanto o pagamento não é identificado.
Pois bem, você gostou deste post em que elencamos as vantagens de se automatizar cobranças? Então, não perca seu interesse no tema e aproveite para receber mais conteúdos com práticas gerenciais. Para tanto, assine nossa newsletter!
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