Entenda o que é e como criar uma régua de cobrança eficaz

A ocorrência de inadimplência entre os clientes — contabilmente chamada de “incobráveis” — é uma realidade para muitas empresas. Além do prejuízo em curto prazo, esse fator tem potencial para comprometer a saúde financeira da organização de forma significativa. Para contornar esse obstáculo, muitas companhias buscam técnicas de como criar uma régua de cobrança.

Essa estratégia busca tornar o momento da cobrança menos problemática e menos árdua para ambas as partes. Receber o valor devido e manter um relacionamento saudável é possível, desse modo.

Este artigo fornece orientações práticas sobre como lidar com o assunto, e você vai conhecer o que é taxa de inadimplência, como criar uma régua de cobrança eficiente, quais formas de pagamento podem ser utilizadas e como a tecnologia pode ser uma aliada. Boa leitura!

O que é taxa de inadimplência?

Esse é um indicador financeiro composto pelo percentual de faturas em atraso que a sua empresa tem. Normalmente, os intervalos consideram o período entre 90 e 180 dias após a data de vencimento.

Recomenda-se apurar esse índice mensalmente, comparando o volume de recebimentos no período com o total de contas em aberto. O ideal é manter o percentual sempre próximo de zero para não afetar o equilíbrio financeiro.

Como criar uma régua de cobrança eficiente?

A criação desse tipo de mecanismo de cobrança requer um alinhamento com a estratégia financeira do negócio. O setor varejista, por exemplo, está exposto ao elevado risco de inadimplência, o que exige mais cuidado. Por esse motivo, a área financeira é responsável por formular planos de ação com o intuito de prevenir a falta de pagamento e, em último caso, recuperar os valores devidos.

O primeiro passo deve ser a verificação do demonstrativo de fluxo de caixa que registra todas as vendas, tanto à vista como a prazo. Desse modo, é possível visualizar a expectativa de entrada de receitas com o vencimento das faturas. Com essa distribuição é possível saber quais ações devem ser tomadas e quando.

Isso quer dizer que é possível enviar lembretes para os clientes, com a periodicidade que mais é compatível com as necessidades da empresa:

• 15 dias antes do vencimento;
• 7 dias antes do vencimento;
• 1 dia antes do vencimento;
• na data do vencimento.

Há também formas diversificadas de realizar esse contato, um dos meios mais simples é o envio de e-mails ou mensagens de celular. Para que esse método funcione é fundamental contar com um sistema de cadastro atualizado.

Geralmente, a realização de ligações é usada como última alternativa quando o atraso já foi constatado. Porém, a disponibilização de canais de comunicação diversificados ajuda facilitar a interação com clientes. Portanto, faça uso de ferramentas como programas de chat e, até mesmo, as redes sociais para realizar o atendimento de pendências financeiras.

Quais formas de pagamento podem ser utilizadas?

A régua de cobrança é uma técnica utilizada para mapear todos os processos envolvidos para lidar com a dívida desde o primeiro dia de atraso até a sua quitação. O processo varia de acordo com os métodos de pagamento oferecidos pela sua empresa.

Boleto bancário

Afim de beneficiar o fluxo de caixa, o incentivo ao pagamento à vista é a escolha mais interessante. Entretanto, quando essa opção não é viável, é possível adotar o boleto bancário e aplicar uma técnica chamada de cobrança pré-vencimento.

Também conhecida como cobrança preventiva ou consultiva, essa opção recomenda a comunicação com o cliente alguns dias antes do vencimento da fatura. Aproveite para tratar esse contato somente como um lembrete, e, então, questione se há algum empecilho para a realização do pagamento na data marcada.

Desse modo, é possível corrigir problemas como:

• falta de recebimento da fatura;
• divergência de valores;
• não aprovação do pagamento pela área financeira do cliente.

Cartão de crédito

Embora mais seguro e rápido, a utilização do cartão de crédito está sujeita à falta de limite disponível e fraudes. Isso ocorre quando os pagamentos são programados, o que é diferente de uma compra parcelada, por exemplo.

Isso quer dizer que, na data acordada, será gerada nova cobrança automática correspondente ao valor da dívida. Notificar o cliente é a primeira ação a ser adotada, em caso de falha na autorização da quitação, seja devido ao limite, seja por causa do vencimento do cartão do cliente.

Transferência bancária

Ocorre de forma semelhante ao boleto, já que a quitação depende completamente da disponibilidade do cliente. Por isso, o ideal é oferecer flexibilidade na hora de selecionar a data do vencimento para que o comprador possa ficar em dia com as finanças de acordo com a sua conveniência.

Com essa modalidade, torna-se complexo realizar a cobrança das taxas e juros por atraso. Em geral, esses valores podem ser acumulados na fatura seguinte ou cobrados separadamente.

O principal obstáculo com a atividade de cobrança é manter a cordialidade no contato com o cliente devedor. Afinal, essa abordagem não é uma situação agradável, e as reações são imprevisíveis.

Também faz parte das decisões de uma empresa reavaliar a relação com os inadimplentes e optar por encerrar ou prosseguir com a relação comercial. Os interesses corporativos, no que diz respeito ao resultado financeiro, devem estar em primeiro lugar.

Depósito bancário

Diferentemente de outras opções de pagamento, a utilização do depósito bancário cria a dependência da ação do cliente. Ou seja, tanto o seu recebimento quanto a sua eventual cobrança devem ser registrados com precisão. Esse é um caso que não permite rastrear a transação de pagamento, pois nesse cenário não há vínculo com o cliente que realiza a quitação.

O boleto bancário e a transferência permite saber exatamente qual cliente realizou o pagamento. Já o depósito requer o envio do comprovante emitido pela instituição bancária. Isso quer dizer que é possível que o cliente esteja em dia, mas receba mensagens de cobrança indevidamente.

A fim de evitar insatisfação e problemas de relacionamento com consumidores, esse é um ponto que merece atenção.

Como a tecnologia pode ser uma aliada?

Processos automatizados tendem a se tornar mais ágeis e eficientes com a implementação de sistemas de gestão desenvolvidos para esse fim. Por isso, um das formas de solucionar a inadimplência é por meio da adoção de ferramentas que podem:

• automatizar a régua de cobrança;
• minimiza o tempo de cobrança da equipe;
• facilita a gestão financeira do seu negócio;
• reduz custos com a recuperação de valores devidos;
• enviar lembretes conforme o vencimento da fatura se aproxima;
• registra os casos de clientes inadimplentes que são recorrentes.

Por esse motivo, a preocupação com a entrada constante de receitas deve fazer parte da gestão financeira da sua empresa.

Portanto, siga as nossas recomendações para saber como dar início a esse processo e busque conhecer como criar uma régua de cobrança na estratégica mais favorável para o seu negócio. Essa é uma forma que obtém excelentes resultados na resolução de problemas relacionados a inadimplência e a entrada de receitas.

Agora que você já conhece o impacto desse problema financeiro, pode ter interesse em entender por que a análise de crédito é considerada um investimento! Vamos lá!