Relatórios de inadimplência: quais você deve acompanhar?

A rotina de qualquer empreendimento é sempre muito corrida. É preciso cuidar da entrega e fabricação dos produtos/serviços, gerenciar os estoques, comandar os funcionários e, principalmente, as finanças. Nesse contexto, um problema que infelizmente é bastante comum são clientes que não pagam.

Essa realidade problemática é bastante prejudicial sem um controle adequado. Uma das melhores formas de lidar com essa situação, é procurar maneiras de inspecionar esse comportamento. O desenvolvimento de um relatório de inadimplência, por exemplo, pode ser um caminho.

Essa ferramenta será capaz de auxiliar na organização dos dados financeiros, das datas de cobrança e, inclusive, conhecer melhor as condutas dos clientes, revelando quem são os bons ou maus pagadores.

Sem um controle efetivo das situações de inadimplência é fato que, a longo prazo, outras áreas do negócio serão afetadas, como as contas ligadas a estrutura do empreendimento e os colaboradores.

Por isso, pensando na importância desse registro, nós resolvemos separar 3 possibilidades de relatórios de inadimplência para o seu negócio. Nesse texto, você verá:

• Como fazer uma planilha de inadimplência.
• Como fazer um registro de vencimentos.

Quais relatórios de inadimplência você deve acompanhar?

Planilha de inadimplência

Uma ferramenta bastante simples, nela você pode utilizar tanto o Excel como o Word ou, até mesmo, um papel para fazê-la. Os campos dependem do seu tipo de empresa, mas, para começar, coloque o nome, endereço, telefone do cliente, o valor da compra, parcelas em aberto e as que já foram pagas, além do andamento da negociação (já entrou em contato, a proposta foi aceita, data limite, juros e prazos). Procure manter o registro constante, pois só assim terá um controle efetivo.

Relatório de inadimplência

Um documento que, além de ajudar na análise de clientes inadimplentes, ainda auxilia nas projeções por pelo menos 6 meses. O ideal é utilizar algum sistema de gestão para fazê-lo. Sendo assim, se separam todos os clientes por categorias de riscos, que podem ir de A (risco muito baixo) a E (risco muito alto) ou até mais. Procure definir limites dos valores das dívidas e colocar o nome do comprador respectivo.

Com o registro constante das atividades dos consumidores e separando por categorias, é possível ter uma ideia de que para certa pessoa é melhor evitar compras a prazo. Ou qual é aquela que sempre paga em dia, por isso, pode ganhar um desconto, por exemplo.

Registro dos vencimentos

Mais do que apenas registrar o vencimento dos boletos e carnês de seu empreendimento, essa atividade é fundamental para controlar as datas e saber qual pagamento está atrasado ou não. Assim é muito mais fácil ter uma boa projeção da taxa de inadimplentes que sua empresa possui.

Destacamos que neste caso específico, o ideal é utilizar uma planilha para colocar os nomes dos clientes, as datas e os valores dos boletos ou compras a prazo. Sempre procurando anotar qualquer tipo de modificação que aconteça.

Como cobrar um cliente?

O contato na hora da compra é o momento de explicar para o cliente sobre todas as condições de pagamento, inclusive, em relação aos juros ou as multas por atraso. É importante deixar claro para ele sobre as consequências que a não quitação trará. Também, aproveite esse momento para pegar os contatos do comprador e, esporadicamente, até a data do vencimento, enviar lembretes sobre ele.

Não se esqueça de ter mais de um sistema de pagamento, essa versatilidade pode ajudar a evitar a inadimplência. Cartão de crédito e boleto bancário são as melhores opções quando o assunto é a prazo, porém, faça promoções e descontos para recebimentos à vista, para incentivar seus clientes.

Por último, não se esqueça de fazer um calendário com o histórico de cada comprador, assim, é possível analisar quais têm mais dificuldades em pagar em dia.