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Antecipação, controle e otimização dos resultados: esse é o trio de qualidades almejadas por qualquer profissional em suas operações. Afinal de contas, é fundamental aplicar métodos para a redução de inadimplências e atrasos. Com isso em mente, elaboramos este post em que explicamos as vantagens de se automatizar cobranças.

Apesar de ser extremamente funcional, não são todas as empresas que adotam essa estratégia no acompanhamento de seus clientes. Para mudar essa situação, desenvolvemos este artigo, apresentando as qualidades desse conceito. Então, não perca tempo e acompanhe!

O conceito e funcionamento da automatização de cobranças

De maneira geral, toda empresa B2C tende a ser beneficiada com a automatização das cobranças. Afinal, essa é a estratégia que acompanha os dados de pagamentos, vencimentos e inadimplências, identificando consumidores reincidentes e aplicando soluções para notificar e cobrar os clientes, de maneira pouco invasiva e bastante funcional. Agora, veja os principais formatos de cobrança automatizada!

SMS

O disparo por SMS é um padrão do mercado, sendo amplamente utilizado por operações que trabalham com faturas mensais na prestação de serviços, como telefonia, internet, TV por assinatura e afins. Como o sistema de mensagem clássico tem suas limitações, esse formato prioriza a objetividade, normalmente por meio do enveio do número do código de barras e de notificações ao consumidor da proximidade ou do vencimento do boleto.

E-mail

Em um segundo momento, existe a automatização canalizada pelo e-mail. Diferentemente do SMS, essa solução tem maior flexibilidade na persuasão do consumidor, permitindo o anexo de arquivos PDF e XML, além da possibilidade de agregar imagens ao layout da mensagem, tornando a cobrança ainda mais simpática e profissional.

Ligações

Já aqui, temos a solução mais invasiva de todas e que, justamente por isso, se demonstra como uma das últimas alternativas. Automatizar a cobrança telefônica exige a programação de um sistema que reconheça a inadimplência e, com o uso de uma mensagem pré-gravada, entre em contato com o consumidor.

Esse é o tipo de estratégia que precisa ser utilizada com cuidado. Afinal de contas, caso a ferramenta seja usada de maneira abusiva, o consumidor poderá acionar a empresa na Justiça, alegando uma série de transtornos causados pelas frequentes cobranças.

As principais vantagens de automatizar cobranças

Então, chega o momento de conhecer os benefícios práticos da automatização. Naturalmente, essas vantagens são aproveitadas apenas pelas empresas que utilizam a estratégia com responsabilidade, conciliando a utilidade do contato com o respeito à privacidade e ao tempo do consumidor. Veja!

Redução da inadimplência

Evidentemente, essa é a maior de todas as vantagens. Esse é um fator importante pois, como você bem sabe, a inadimplência não só atrasa os recebíveis de uma operação, como também consome recursos nas tentativas de recuperar esses valores.

Sendo assim, quanto menor o número de clientes inadimplentes, menor a carga horária empregue pelo departamento jurídico nas estratégias para conseguir esses pagamentos. Além disso, o próprio departamento contábil também é beneficiado, ganhando tempo útil para elaborar estratégias voltadas à preservação e crescimento da empresa, sem aplicar tanto tempo e energia no remanejo do orçamento.

Otimização dos processos

Assim como as demais funcionalidades, a automatização surge como uma solução pontual para tornar as operações mais enxutas. Nesse sentido, automatizar cobranças é uma prática ideal para eliminar etapas desnecessárias, agilizar a identificação de inadimplentes e disparar a ação adequada a cada caso.

Por conta desse motivo, a otimização de processos também acaba beneficiando a produtividade da sua equipe. Com a automatização, os colaboradores não perdem tempo nos processos manuais de identificação de cadastros, emissões de segundas vias e envios por e-mail. Com uma boa estratégia, tudo isso pode ser substituído pela objetividade de um software.

Satisfação do cliente

Ainda que o consumidor não se sinta feliz com o lembrete de uma cobrança, vale notar que a automatização é muito mais funcional na tentativa de preservar uma boa relação com esse cliente. Quando você delega um funcionário da equipe para realizar esse contato, tanto o colaborador como o inadimplente passarão por constrangimento.

Esse é o tipo de situação desnecessária e que pode ser facilmente evitada com a automatização. Afinal de contas, o objetivo da estratégia é — periodicamente — frisar ao consumidor que ele precisa realizar um pagamento, seja em dia, com o envio de faturas com antecedência, seja após o vencimento, com o disparo de boletos atualizados para estimular o pagamento.

Redução do erro humano

Não somente o erro humano, mas o fator humano. Pois veja, sem automatização, as cobranças realmente dependem da colaboração ativa dos funcionários. Nesse sentido, as cobranças tanto podem acontecer no período apropriado, como serem completamente negligenciadas.

Por outro lado, também é importante analisar o fator humano. Em determinadas ocasiões, sua empresa poderá lidar com clientes com práticas duvidosas. No ponto de vista deles, podem alegar que nunca receberam a cobrança, dificultando o relacionamento e postergando o pagamento da dívida.

Com a automatização, todos esses problemas são contornados. Assim como qualquer outra solução elaborada pela computação, a automatização de cobranças avalia fria e sistematicamente o que e quando fazer. Nesse sentido, não existem espaços para vulnerabilidades humanas, sendo elas intencionais ou não.

Controle de caixa

No fim das contas, como em um grande efeito cascata, todas essas vantagens se acumulam para proporcionar melhor controle de caixa para a empresa que automatiza suas cobranças. Isso é possível, principalmente, por conta da redução da inadimplência.

Nesse cenário, a pontualidade dos pagamentos faz com que a empresa opere com um fluxo de caixa mais saudável, diminuindo o número de vezes em que é necessário recorrer a reserva de emergência. Para além disso, a previsibilidade orçamentária também estimula o reinvestimento na empresa, alavancando a operação e seus resultados.

Por fim, também vale lembrar de algumas boas práticas no segmento, tal como a emissão de boletos 15 dias antes de seu vencimento, a notificação do cliente por SMS um dia após o vencimento não pago e a automação para o novo envio dessa mensagem a cada 5 dias — enquanto o pagamento não é identificado.

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Obviamente que comercializar os seus produtos utilizando o crediário da sua empresa é uma opção muito interessante para atrair mais clientes e, inclusive, garantir a fidelidade deles. Contudo, para investir nesse tipo de estratégia, é necessário tomar algumas medidas. Uma delas é desenvolver um plano de análise de crédito e cobrança eficiente.

Afinal, só por meio desse plano que as possibilidades de fornecer os melhores resultados com o crediário estão garantidas. Por isso, nós resolvemos separar um guia completo de como você pode fazer o seu.

Neste texto, você vai ver:

• Como elaborar um cadastro de clientes.
• Como fazer uma régua de cobrança.
• Como cobrar os consumidores inadimplentes.

Continue!

Passos para elaborar um plano de análise de crédito e cobrança

A seguir, separamos algumas medidas fundamentais para que o seu plano de análise de crédito seja feito de forma concreta. Confira!

Cadastro de clientes

Desenvolver um banco de dados com as informações dos seus clientes é fundamental. Aqui, o importante é conseguir captar dados que serão capazes de definir um perfil dos seus consumidores, já que é nessas informações que a análise de crédito será baseada.

Consultar o histórico de compras e a forma de pagamento dos compradores é uma boa maneira de juntar essas informações. Principalmente, para traçar um perfil de risco, ou seja, verificar o quão vale a pena vender a prazo para aquela pessoa ou qual é o limite de financiamento e a parcela ideal.

Análise de crédito

Há um ponto fundamental nesse caso, pois essa é uma ação que pode impedir que o seu estabelecimento sofra prejuízos ao ceder crédito a qualquer cliente. Muitas vezes, ao liberá-lo para os consumidores, as vendas podem aumentar, porém, o prejuízo pode aparecer depois, afinal, não há controle de quais compradores devem ficar inadimplentes. A loja corre o risco até de quebrar.

Nesse quesito, a análise de crédito é fundamental para impedir esse resultado. O primeiro passo é fazer uma avaliação sem privilégios — isso significa que o fato de ser um cliente de anos não deve interferir no processo de análise.

Obter um cadastro de todos os consumidores e ter um sistema que será capaz de cruzar suas informações financeiras com os órgãos de proteção pode auxiliar muito nesse quesito, além de ajudar a saber qual é o risco de venda para aquele consumidor.

Definição de como será feita a cobrança

Um passo importante é definir como o cliente deverá ser cobrado. É fundamental ter em mente que o bom senso deve prevalecer, e isso quer dizer que a conversa com o cliente não deve deixá-lo constrangido.

Dito isso, é preferível que a cobrança seja feita por e-mail ou telefone, em vez de pessoalmente, procurando por horários comerciais, principalmente, em contato via voz. Além disso, fique atento ao perfil do consumidor para criar uma comunicação específica e nunca confrontá-lo.

Cobrança antes do vencimento

Essa é uma estratégia interessante e pode ser crucial para descobrir se o cliente vai ou não pagar a fatura. Conhecida também como cobrança consultiva, geralmente, nesse caso, a abordagem da empresa procura alertar o consumidor de que há uma fatura para vencer em breve.

As vantagens dessa prática são inúmeras. Além de saber quais são as intenções dos compradores em relação ao pagamento, é possível descobrir, caso o cliente já tenha quitado o débito, se o valor não foi aprovado internamente ou se a área financeira está com algum problema para processá-lo.

Contudo, destacamos que não é possível fazer essa abordagem para todos os consumidores, e alguns critérios devem ser determinantes para isso. Faturas com valores menores, por exemplo, não precisam passar por essa etapa.

Cobrança para inadimplentes

Definir de que forma serão cobrados aqueles clientes que costumam fazer dívidas com frequência é fundamental. Esse processo deve ser feito à parte da cobrança de outros perfis de consumidores.

O primeiro ponto é que qualquer plano de ação deve estar de acordo com o Código de Defesa do Consumidor. A segunda questão é determinar que, além da cobrança, exista algum tipo de punição para esse tipo de comprador. Isso significa que criar multas ou juros é uma boa forma de estimulá-lo a pagar.

Além disso, procure manter o diálogo. É importante conversar com ele e mostrar a dívida, além de informá-lo sobre o prazo limite antes de registrar seu nome em órgãos de proteção, como o Serasa.

Estabelecimento de régua de cobrança

Um outro mecanismo que pode ajudar é a criação de uma régua de cobrança. Aqui, o ideal é fazer previsões do que pode acontecer nos dias seguintes ao vencimento e como a empresa deve reagir em cada situação, principalmente quando o cliente não realiza o pagamento.

Uma das maneiras práticas de criar essa régua é:

D = Vencimento

D+1= Ação após o vencimento

D+2 até D+30= Formas de entrar em contato com o cliente em determinados períodos, como a cada 2 dias ou a cada semana.

Tenha em mente que, nesse processo, telefones e e-mails serão bastante usados e, dependendo da demora em pagar, você terá que levar o caso à justiça.

Criação de ranking de pagadores

Essa é uma boa maneira de selecionar quais serão os clientes que passarão para a etapa da cobrança antecipada. O ranking deverá ter todos os consumidores, desde os que sempre pagam no prazo até aqueles que estão inadimplentes.

Como não existe um limite aceitável de atraso padrão, você terá que analisar a necessidade da empresa. Por isso, a comunicação com cada cliente será essencial para entender por que ele não está conseguindo pagar.

Com tudo que foi dito aqui, ficou muito clara a importância de traçar um plano bem estruturado e que se baseie nos dados dos clientes, assim como em estratégias para cobrá-los.

Além disso, sabemos que a elaboração do plano de análise de crédito e cobrança pode ser crucial para o desenvolvimento da sua empresa e também uma arma certeira para evitar a inadimplência, principalmente, em grande escala.

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Você está sempre preocupado em diminuir as taxas de inadimplência de sua empresa, não é verdade? Pois pare de se preocupar agora mesmo. No post de hoje, você descobrirá que o segredo para minimizar o risco da inadimplência e aumentar as chances de receber dos clientes é manter uma boa política de crédito e cobrança.

Ainda mostraremos quais são as 3 principais práticas que devem ser adotadas por sua empresa para elaborar uma boa política de cobrança. Aqui, você verá que as boas práticas envolvem:

• manutenção do cadastro de clientes sempre atualizado;
• elaboração de um manual bem estruturado;
• análise dos 5 Cs do crédito para cada cliente;
• avaliação de risco da liberação de crédito;
• acompanhamento do comportamento dos clientes;
• desenvolvimento de um plano de cobrança;
• benefícios de uma política de cobrança eficiente.

Vamos lá? Boa leitura!

1. Mantenha o cadastro de clientes sempre atualizado

Embora sua função principal seja conservar o registro de informações sobre os clientes, a manutenção de um sistema cadastro sempre atualizado é o primeiro passo para fazer cobranças efetivas. Se esses dados estiverem desatualizados ou faltando informações importantes, como números de telefone ou endereços de e-mail, será impossível contatar os clientes.

Essa dificuldade faz com que seus colaboradores percam um tempo precioso procurando outros meios de realizar a cobrança. Uma boa base de cadastro, por outro lado, garante economia de tempo e eficiência no contato com os consumidores inadimplentes. Assim, os processos se tornam muito mais simples e ágeis.

2. Elabore um manual bem estruturado

O planejamento é essencial para que as políticas de cobrança sejam muito bem realizadas em sua empresa. E uma parte fundamental desse processo é a elaboração de um manual estruturado. Esse documento é conhecido como a política de crédito da empresa, o qual deve conter um passo a passo de todos os procedimentos que devem ser seguidos pelos colaboradores, assim que perceberem que há contas em atraso.

De forma geral, as principais informações estão relacionadas a:

• prazos oferecidos;
• limite máximo de atraso;
• penalidades adotadas (juros e multa);
• parâmetros para renegociação da dívida;
• formas de comunicação com os devedores.

O manual deve estar disponível para todos os funcionários. Dessa forma, haverá garantia de que toda a empresa age de maneira uniforme em relação às cobranças dos clientes. Isso trará eficiência, agilidade e, principalmente, organização aos procedimentos.

3. Analise os 5 Cs do crédito para cada cliente

Para evitar que as taxas de inadimplência aumentem em sua empresa, é fundamental implementar ferramentas capazes de analisar para quais clientes deve ser concedida a opção de vendas a prazo. Então, o comércio varejista costuma adotar o método de análise chamado 5 Cs de crédito. Eles se referem a uma série de características que ajudam a determinar o perfil dos clientes.

Conheça quais são os critérios dessa metodologia de avaliação:

• C de capacidade: é o momento de verificar se o cliente tem capacidade de arcar com o compromisso financeiro que está sendo feito e realizar os pagamentos dentro do prazo acordado;
• C de colateral: reflete tudo o que o cliente pode dar como garantia para pagar a dívida em caso de atrasos ou inadimplência;
• C de caráter: esse é o estudo do histórico financeiro de quem solicita crédito; muitas vezes, transações anteriores podem ser consultadas para checar qual foi o comportamento do cliente;
• C de condições: sob esse ponto de vista, tanto o cliente quanto a empresa vendedora se encontram suscetíveis a oscilações econômicas. Por esse motivo, deve ser avaliado o contexto econômico do cliente, mas também da economia como um todo;
• C de capital: esse é um dos aspectos mais relevantes, pois considera a possibilidade de o cliente dispor de outros recursos para quitar a dívida, como é o caso do seu patrimônio líquido e outras fontes de renda.

Ao final desta análise, se todos os critérios forem positivos, as probabilidades de ele se tornar inadimplente no futuro são significativamente baixas.

4. Avalie o risco da liberação de crédito

Essa é uma decisão estratégica que tem relação direta com a capacidade de sua empresa arcar com compromissos financeiros assumidos. Portanto, em um cenário ideal, somente o pagamento à vista é capaz de oferecer liquidez ao fluxo de caixa.

Essa não é uma alternativa viável em todas as transações, o que resulta na opção de pagamento parcelado por meio da oferta de crédito para os clientes. Como se trata de um risco considerável, as empresas devem avaliar como a inadimplência pode afetar os resultados.

Além do risco que afeta a saúde financeira do seu negócio, mantenha indicadores sobre o desempenho do departamento de cobrança. Essa é uma medida vital para o aprimoramento constante dos processos da área.

5. Acompanhe o comportamento dos clientes

Na maioria das vezes, existe uma justificativa para os casos de atraso de pagamento e inadimplência. São raras as exceções em que o cliente solicita crédito com a clara intenção de não fazer pagamentos.

Por esse motivo, desenvolva mecanismos, como sistemas de gestão que possibilitem o registro de todas as transações, e mantenha um histórico tanto das solicitações anteriores de crédito como do histórico de pagamento. Essa é uma fonte de dados bastante útil para basear a tomada de decisão no futuro.

Os benefícios de uma política de cobrança eficiente

Por fim, um gestor que está preparado para investir em forma de controle da inadimplência tem a oportunidade de conquistar a redução de perdas causadas pela oferta de crédito sem critérios claros.

Hoje, já existem ferramentas que automatizam esse processo e seguem as diretrizes criadas pela empresa para preservar o fluxo constante de entrada de recursos. Portanto, busque construir um relacionamento saudável com clientes por meio do desenvolvimento de uma política de cobrança eficiente. Assim, se sua empresa seguir essas recomendações, certamente conseguirá diminuir os índices de atraso de recebimento. Além disso, o lucro da empresa voltará a crescer e as despesas com cobranças diminuirão sensivelmente.

Gostou das nossas dicas de boas práticas para desenvolver? Se você quer receber outras sugestões interessantes e valiosas sobre o combate à inadimplência em sua empresa, que tal curtir agora mesmo a nossa página no Facebook? Aproveite as dicas por lá também!

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Ter um negócio sempre significará trabalho constante. Seja para produzir, manter ou conquistar clientes. Por isso, é necessário obter estratégias para lidar com essas questões sem perder o foco no crescimento.

Principalmente quando o assunto é o consumidor, sabemos que manter uma boa relação com ele é fundamental. Em vista disso, o investimento na gestão de cobrança é um dos passos principais para manter esse relacionamento saudável.

Sabendo dessa importância, nós resolvemos mostrar como você pode fazer isso da melhor maneira possível. Neste artigo, você verá:

• Como a terceirização da gestão de cobrança pode ajudar a melhorar o serviço.
• Quais benefícios ela pode trazer para o seu negócio.

Entenda!

O que é gestão de cobrança?

Para um empreendimento, o processo de cobrança pode ser mais um fator que, se não for bem organizado, tende a prejudicar a companhia. Afinal, essa é uma atividade que lida diretamente com as contas e com os consumidores, principalmente, os inadimplentes.

Sendo assim, a gestão de cobrança pode ser definida como o conjunto de atividades que vão desde a análise de crédito até o contato com o cliente solicitando que as dívidas sejam quitadas. É uma estratégia extremamente importante e que vai muito além do simples ato de cobrar, já que procura uma solução para os dois lados.

Por que terceirizar essa atividade?

Gestão de cobrança é, conforme salientamos no tópico anterior, muito mais do que exigir o pagamento de uma conta. É necessário, em muitos casos, ter um embasamento psicológico para lidar com os diferentes clientes e suas situações.

Além disso, assim como o atendimento, essa atividade tem um papel importantíssimo em relação à fidelização de consumidores. Procurando entender as condições de quem deve por meio da análise de crédito e, também, desenvolvendo acordos para que a situação se resolva.

Por isso, afirmamos que não há como chegar a um resultado satisfatório nesse tipo de processo sem que os profissionais que cuidam desse tipo de gestão tenham um preparo qualificado.

A escolha de bons especialistas traz inúmeros benefícios e, inclusive, pode evitar que a companhia utilize funcionários de outras áreas, impedindo uma enorme burocracia, já que os mesmos podem ter dificuldade em se ajustar ao processo, além de prejudicar outros setores, como faturamento, atendimento etc.

Há, também, a chance de o empreendimento gerar mais custos fazendo toda a gestão por conta própria do que teria se contratasse outras empresas para realizar as funções. Isso porque é uma atividade que gera gastos com toda a estruturação necessária para operar, como telefone, transporte para as visitas a credores, gastos com Correios, entre outros.

Sem contar a já mencionada possibilidade de a companhia ter sérios problemas de relação com os clientes, visto que, ao fazer todo o processo de gestão, o desgaste entre os funcionários e os consumidores pode ser muito maior. Sabemos que, por mais que alguns compreendam o mal-estar gerado pela inadimplência, ser constrangido de alguma forma por causa disso pode causar um grande embaraço.

Por isso, destacamos que essa atividade não é eficaz somente para administrar a inadimplência, já que ter profissionais terceirizados é uma garantia de não prejudicar o vínculo da sua empresa com o cliente.

Sendo assim, a terceirização da gestão é uma opção totalmente viável para um empreendimento e que traz a segurança de obter uma coordenação profissional experiente e extremamente qualificada para lidar com todos os contratempos dessa atividade.

Quais são os benefícios da gestão de cobrança?

Bem, agora que entendemos a importância da terceirização, vamos compreender um pouco melhor o que ela pode trazer de vantagens para um empreendimento. Acompanhe!

Gerenciar dados dos clientes

Sabemos que, se uma empresa tem um fluxo muito grande de clientes, fica muito complicado gerenciar todas as informações, principalmente, as relacionadas aos pagamentos. Dados relacionados às faturas podem perde-se devido este fluxo intenso de clientes.

Terceirizar a gestão destes dados pode, certamente, evitar essas situações. Afinal, a companhia parceira possui estrutura suficiente para administrar todos esses dados, enviando relatórios, gráficos e a condição de crédito dos clientes de forma efetiva.

Estratégias de negociação

Já falamos que uma gestão de cobrança é muito mais do que cobrar o pagamento de faturas atrasadas, é necessário ter um conhecimento bem apurado do comportamento humano. Aqui, o objetivo é resolver a situação e, também, não destruir a relação com o cliente inadimplente.

É preciso compreender o devedor para argumentar e apresentar soluções de quitação. Não adianta apenas pedir para que ele pague, já que há chances de que isso dificulte ainda mais a resolução.

A eficácia do processo depende da contratação de profissionais qualificados e experientes, além de ter que comportar uma estrutura para garantir que o atendimento acontecerá sem problemas.

Diferentes modelos de cobrança

Além da capacidade de atendimento, a terceirização da cobrança promove a sua diversificação. Isso significa que é possível ter ao seu dispor sistemas de automatização de todos os processos que envolvem a cobrança.

Algumas empresas terceirizadas até oferecem ferramentas para deixar partes dessa ação no piloto automático. Por exemplo, a Rede Cred Auto tem um sistema parceiro desse tipo, o Cobre Mais: um serviço capaz de entrar em contato com os consumidores por meio de SMS, e-mail e que faz até mesmo ligações personalizadas.

Afinal, sabemos que a negociação não precisa ser feita apenas da maneira tradicional, há outras formas de entrar em contato hoje em dia. Além disso, os profissionais da terceirizada possuem o treinamento certo para criar abordagens que se adéquem a cada uma dessas formas de contato, trazendo, assim, mais sucesso na cobrança.

Redução de custos

Como explicamos no início do texto, a contratação de uma empresa terceirizada é a chance de não precisar gastar com a adaptação na estrutura da empresa. O setor de cobranças deve manter-se atualizado em relação ao mercado, cuidando das estruturas e aperfeiçoamento dos funcionários, além da implementação de softwares.

A terceirização é a chance de garantir tudo isso e profissionalizar a gestão, sabendo que receberá em troca um serviço de qualidade e bastante ágil. Assim, a sua empresa consegue economizar tempo e dinheiro para focar no que realmente interessa.

Temos certeza que esse texto foi bem esclarecedor sobre o funcionamento da gestão de cobrança e como ela é uma parte importante de qualquer negócio. Está procurando uma maneira de fazer a análise de crédito de maneira rápida e segura? Entre em contato conosco e saiba mais sobre os nossos serviços!