Certificado digital para empresas: como ele pode beneficiá-las?

Cresce cada vez mais a demanda por serviços feitos pela internet. Nesse sentido, o certificado digital para empresas pode ser essencial para o seu negócio, garantindo velocidade e a segurança dos documentos. Isso é importantíssimo, principalmente diante da possibilidade de ações maliciosas que visam roubar dados e informações confidenciais.

No entanto, nem todo mundo conhece o suficiente sobre o tema e, para ajudá-lo, a seguir vamos esclarecer as principais dúvidas.

Neste artigo, você vai saber:

• O que é certificado digital para empresas.
• Como se dá seu funcionamento.
• Como é um certificado digital.
• Os benefícios que ele traz para o negócio.
• Como pedir o seu.

O que é certificado digital para empresas?

O certificado digital é um documento eletrônico que representa a assinatura de uma pessoa física ou jurídica. Ele tem força e validade diante da Justiça, identificando a pessoa ou empresa por meio de seus dados cadastrais.

Essa assinatura oferece segurança nas transações feitas pela internet, garantindo que o acesso seja feito apenas por usuários certificados. Trata-se de uma solução segura que protege os dados das partes envolvidas em uma transação.

Assim, é muito comum ouvir falar sobre certificado digital para empresas quando o seu negócio se depara com a necessidade de emitir nota fiscal eletrônica ou assinar documentos online.

Como funciona o certificado digital?

O certificado digital para empresas ajuda a manter a confidencialidade e a segurança, tanto de transações quanto de documentos. Para tal, seu funcionamento é baseado em dois pilares: criptografia e chave pública.

As informações contidas em um certificado digital são criptografadas, ou seja, codificadas para que somente o emissor e o receptor consigam decifrá-las. Isso evita que essas informações sejam vistas por qualquer pessoa.

Já a chave pública realiza as transações sem comprometer os dados que estão no documento. Trata-se de um número que possibilita criar um canal para compartilhar as informações do certificado digital.

Como é um certificado digital?

Como o certificado é digital, não existe documento impresso. Isso significa que não há a possibilidade de fazer cópias. Suas informações são armazenadas em um computador específico e de uso exclusivo.

Outra possibilidade é o armazenamento das informações do certificado em um pendrive ou token, como aqueles utilizados por bancos. A vantagem deles é que podem ser utilizados em diferentes máquinas.

Também é importante saber que existem tipos de certificado digital para empresas, como e-CNPJ e NF-e, com diferentes validades.

As do tipo A1, tem prazo de um ano e precisa ficar armazenado em um computador específico. Essa opção é indicada para empresas que têm um grande volume de emissão de notas fiscais e certificações, além de disporem de uma pessoa responsável pela execução desses processos.

O outro tipo, A3, tem validade de dois a três anos e pode ser inserido em um pen drive ou token. Por oferecer mobilidade, é indicado para as empresas que têm vários responsáveis pela emissão de notas e certificações.

De que modo ele pode beneficiar seu negócio?

Reduz os custos

O certificado digital para empresas pode contribuir com a redução de gastos, principalmente de materiais de escritório e serviços de entrega.

Como essa solução digitaliza os processos, sua empresa deixa de depender tanto de papéis, tinta para impressora, caixas, arquivos e pastas.

Aumenta a produtividade

Outro benefício importante é a economia de tempo. Entre idas e vindas, a formalização de um contrato pode demorar dias, semanas e até meses. Por meio do certificado digital para empresas, a velocidade de entrega e recebimento cai para apenas 1 dia —, de maneira segura, sem a possibilidade de extravios ou danos.

Melhora a gestão da informação

A gestão da informação é um desafio presente na rotina de muitas empresas. Contudo, pode ser fácil administrá-la. Basta substituir as caixas amontoadas com documentos pela digitalização e o armazenamento em nuvem ou servidor.

Documentos digitalizados são mais acessíveis, facilitando as tomadas de decisão e permitindo uma organização mais eficiente. Além disso, também agiliza consultas e pesquisas.

Preserva o meio ambiente

Não depender tanto de materiais físicos, como o papel e tinta para impressão, ajuda também a contribuir com a sustentabilidade de sua empresa e a preservação do meio ambiente.

Sendo assim, a adoção de práticas sustentáveis faz bem para a coletividade. Afinal, com ela, sua empresa sinaliza ao mundo que está engajada com a preservação da natureza e pode atrair clientes que valorizam atitudes como essa.

Torna as informações mais seguras

Um documento assinado por meio do certificado digital está amparado por lei e seguro o suficiente para não correr riscos de fraude, muito menos com alterações. Isso acontece porque ele se estará bloqueado para edições.

Nesse sentido, vale ressaltar, ainda, que a troca de dados por meio da chave pública é criptografada e torna o acesso por terceiros ainda mais difícil.

Permite a participação em leilões eletrônicos

Órgãos como Receita Federal e Polícia Federal, por meio de Sistema de Leilão Eletrônico, disponibilizam itens que podem ser comprados por pessoas físicas e jurídicas. Contudo, isso é válido somente para quem tem um certificado digital — que dá acesso aos lotes e datas disponíveis, e possibilita o envio de propostas.

Como obter esse certificado?

Para obter o certificado digital, você deve realizar o pedido junto a uma autoridade certificadora. O procedimento é muito simples e feito com apenas três cliques!

Além disso, o pagamento pode ser parcelado em até 12 vezes no cartão de crédito ou em uma única vez por boleto — que pode ter o prazo de até 21 dias. Após essas duas etapas, você deve agendar o local e horário para a validação da documentação obrigatória da empresa.

O certificado digital para empresas oferece a segurança e a agilidade necessárias para que negócios, como o seu, possam acompanhar a velocidade que o mercado necessita e, desse modo, manter o nível de competitividade em relação aos concorrentes.