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Se você trabalha como gerente de alguma empresa, sabe muito bem da importância das notas fiscais para a integridade do negócio, não é mesmo? Afinal de contas, elas são documentos obrigatórios e essenciais para tornar oficial qualquer tipo de compra, venda ou prestação de serviço, fornecida ou contratada pela sua empresa.

Porém, existe um problema grave ligado às notas fiscais que pode afetar empresas de qualquer segmento: as notas frias. Quer saber mais sobre o assunto e aprender a se proteger desse tipo de fraude? Então, acompanhe a leitura do artigo!

O que são notas frias?

Em curtas palavras, as notas frias podem ser descritas como notas fiscais falsas, que são emitidas para uma empresa sem que ela tenha conhecimento da operação. Isto é, uma empresa qualquer, que possivelmente nem existe, pode emitir notas fiscais para você, como se tivesse fornecendo algum tipo de serviço, sem que você tenha ciência disso.

Como o seu empreendimento não tem conhecimento dessas notas, as mesmas não serão escrituradas e nem haverá pagamento dos tributos referentes a elas, e é aqui que começam as dores de cabeça.

A ausência dessas informações acaba sendo notada pelo Fisco. Quando isso acontece, a sua empresa pode ser sujeita a sanções e multas pesadas, além de outros problemas relacionados ao cadastro do CNPJ da empresa.

Como se proteger desse tipo de fraude?

As notas frias podem render inúmeros problemas e acarretarem em prejuízos financeiros significativos para o seu negócio. Entretanto, a boa notícia é que existem maneiras de se prevenir desse tipo de fraude. Confira.

Consultar frequentemente as NF-e

Uma das maneiras de se prevenir contra notas frias é fazer a consulta frequente das NF-e emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Para isso, você pode utilizar o próprio site da Sefaz, consultando nota por nota.

Utilizar boas ferramentas

Atualmente, existem diversas ferramentas que contribuem com um melhor controle fiscal das empresas. Essas ferramentas armazenam os dados diretamente do site da Sefaz sobre notas fiscais emitidas contra CNPJ da empresa, otimizando significativamente o processo de planejamento tributário e fiscal da sua organização.

Emitir o manifesto do destinatário

A manifestação do destinatário é, possivelmente, a melhor forma de garantir a segurança fiscal do seu negócio. É por meio dela que a sua empresa informará a Secretaria da Fazenda se a nota fiscal emitida contra o seu CNPJ foi completada com sucesso, se não ocorreu ou se não tem ciência da operação, mesmo com a emissão da NF-e.

Em caso de notas frias, é com esse manifesto que a sua empresa vai se manifestar informando a utilização indevida de sua Inscrição Estadual por parte do emissor da nota fiscal.

Qual é a importância de evitar notas frias?

A emissão de notas frias pode ser enquadrada em vários tipos de penas. O emissor da nota pode, além de ser multado, sofrer a baixa de ofícios, ter suspenso o funcionamento da empresa, além de ser responsabilizado criminalmente pela emissão, podendo cumprir pena carcerária.

Já as empresas que recebem as notas frias também podem ser penalizadas pelo Fisco conforme os créditos tributários apurados. Por isso, é extremamente importante aprimorar o controle fiscal do seu negócio e prevenir esse tipo de fraude.

E então, que tal se proteger das notas frias e melhorar o controle fiscal da sua empresa? Entre em contato com a Rede Cred Auto e veja como nós podemos lhe ajudar!

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O impacto da inadimplência e o controle das atividades de cobrança devem estar entre as prioridades de um gestor de empresa. No cotidiano, é essencial conhecer ferramentas que aumentam a sua eficiência. Por isso, é importante entender o que é Pefin e como a sua utilização tem potencial para o aumento da lucratividade.

Sob o ponto de vista de um empreendimento comercial, existem diversas ações que devem ser executadas para garantir o seu funcionamento em perfeitas condições. A construção de uma relação positiva com os clientes, baseada em confiança e transparência, é necessária, por exemplo. 

Portanto, este texto foi criado para ressaltar como o Refin representa uma fonte de informações valiosas e quais são os seus principais benefícios. Veja abaixo os principais tópicos:

• Quais são as diferenças entre o Refin e o Pefin.
• Qual é a principal função do Pefin.
• Como esse sistema funciona na prática.
• Qual é a importância do Pefin para a política de crédito.
• Quais são os seus benefícios para uma empresa.

Continue a leitura para entender tudo sobre o tema.

Quais são as diferenças entre o Refin e o Pefin?

Esses termos são muito comuns para os profissionais que lidam com processos financeiros e a concessão de crédito. Contudo, ainda há situações em que restam dúvidas sobre o conceito e a utilização de cada um deles.

Pefin: o seu conceito

Nas atividades da área financeira você acredita que um sistema de consulta de dívidas seria útil? Você enxerga potencial na obtenção desse tipo de informação? Então, você precisa conhecer o sistema Pefin que atua no âmbito do processo de cobrança.

Esta ferramenta é um serviço capaz de mostrar dívidas vencidas e não pagas que podem ser consultadas por meio do Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou por meio do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). O sistema é disponibilizado pelo Serasa Experian e obtém as informações pelo acordo entre a empresa e as companhias de diferentes segmentos. Os principais exemplos são:

• varejo;
• indústria;
• prestação de serviços.

Refin: o seu conceito

O Refin é um sistema que possibilita a consulta e o registro de dívidas vencidas e em atraso referentes ao Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou por meio do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) consultado na ferramenta.

É importante ressaltar que os dados disponibilizados são de responsabilidade das empresas participantes do convênio. Em geral, as informações são fornecidas por bancos e outros tipos de instituições financeiras.

Qual é a principal função do Pefin?

O principal objetivo ao conceder acesso a esses dados é informar a localização do consumidor e sua situação cadastral. Dessa forma, a empresa pode entrar em contato e comunicar, por meio do próprio sistema, a dívida e como proceder para o pagamento.

Além disso, essa é uma ferramenta que possibilita a prevenção do atraso de pagamentos, uma vez que registra as pessoas ou empresas que já se encontram endividadas.

Como esse sistema funciona na prática?

A partir das informações contidas no Pefin, o Serasa Experian adota o procedimento de enviar uma carta-comunicado para o consumidor ou para a empresa devedora. Com o intuito de facilitar a comunicação entre as partes, além da carta-comunicado, o serviço ainda permite o envio de boleto para quitação.

Para facilitar o pagamento, esse documento devem conter as seguintes informações para consulta:

• o valor atualizado da dívida;
• os dados de contato do credor;
• a data do vencimento da fatura;
• o número do contrato registrado.

Após o recebimento do comunicado, o devedor tem um prazo de até 10 dias para entrar em contato com o credor e, assim, regularizar a sua situação. Caso o pagamento não seja recebido dentro do prazo estipulado, a informação sobre a dívida fica disponível no relatório do Serasa Experian e pode ser acessada por diversas instituições que concedem crédito.

Qual é a importância do Pefin para a política de crédito?

Ao oferecer a opção de pagamento a prazo ou o financiamento de uma compras, existem fatores que devem, inegavelmente, ser considerados pela empresa concedente. Entre eles, é importante verificar, primeiramente, os registros de endividamento do comprador.

O Pefin pode oferecer esse tipo de informação. Além disso, você também pode usar essa ferramenta para simplificar as atividades de cobrança e recuperação de crédito.

Isso ocorre porque tanto o registro da dívida em atraso bem como a sua negociação para quitação pode ser realizado de forma simples e ágil. Eliminar a burocracia e os custos com tarifas de cartório representam uma economia significativa.

Como resultado, os gestores têm um maior volume dados para subsidiar os diversos processos relacionados à oferta de crédito e o impacto dessa decisão nos resultados financeiros.

Quais são os seus benefícios para uma empresa?

Como descrito anteriormente, o Pefin pode se tornar uma excelente tática para lidar com eventuais desfalques financeiros dos clientes. A seguir confira 5 vantagens sobre esse serviço!

Facilidade em comunicar cliente sobre débitos em aberto

Com dados precisos sobre os déficits e a localização dos devedores, a ferramenta facilita o processo de cobrança. Afinal, uma das instituições mais confiáveis de proteção ao crédito fornece essas informações.

Otimização das ações de cobrança

O Pefin é um sistema que unifica os débitos financeiros de várias pessoas e empresas. Dessa forma, há um banco de dados bastante preciso para os credores. Além disso, o Serasa Experian fornece, no próprio Pefin, diversas formas de comunicar o devedor sobre a sua despesa.

Oferta diferenciada de pagamento

Além da carta-comunicado, há a possibilidade de mandar o boleto da cobrança junto. Assim, é possível não só informar, como também agilizar o pagamento da dívida, já que o documento pode ser pago em qualquer agência bancária. O Pefin também disponibiliza o envio de SMS para notificar sobre a cobrança.

Redução de gastos com processos de cobrança

Como salientamos no tópico anterior, com a carta-comunicado como parte dos serviços do Pefin, o credor tem a certeza, assim, de que sua dívida será cobrada e não precisará gastar a mais para entrar em contato com o devedor.

Causando, assim, uma melhoria na gestão de crédito da empresa.

Isso graças à certeza de que suas dívidas são cobradas e à noção de que as chances de pagamento são reais. O empresário pode administrar o crédito de sua companhia de uma forma mais exata e, assim, determinar uma gestão de acordo os verdadeiros ganhos da companhia.

No gerenciamento de um negócio bem-sucedido, a obtenção de informações confiáveis e precisas é essencial para a tomada de decisão. Agora você já conhece o que é Pefin e qual é a sua contribuição para a gestão financeira. Por isso, se quer continuar recebendo dicas e conteúdo sobre o mundo empresarial, assine agora a nossa newsletter!