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Cresce cada vez mais a demanda por serviços feitos pela internet. Nesse sentido, o certificado digital para empresas pode ser essencial para o seu negócio, garantindo velocidade e a segurança dos documentos. Isso é importantíssimo, principalmente diante da possibilidade de ações maliciosas que visam roubar dados e informações confidenciais.

No entanto, nem todo mundo conhece o suficiente sobre o tema e, para ajudá-lo, a seguir vamos esclarecer as principais dúvidas.

Neste artigo, você vai saber:

• O que é certificado digital para empresas.
• Como se dá seu funcionamento.
• Como é um certificado digital.
• Os benefícios que ele traz para o negócio.
• Como pedir o seu.

O que é certificado digital para empresas?

O certificado digital é um documento eletrônico que representa a assinatura de uma pessoa física ou jurídica. Ele tem força e validade diante da Justiça, identificando a pessoa ou empresa por meio de seus dados cadastrais.

Essa assinatura oferece segurança nas transações feitas pela internet, garantindo que o acesso seja feito apenas por usuários certificados. Trata-se de uma solução segura que protege os dados das partes envolvidas em uma transação.

Assim, é muito comum ouvir falar sobre certificado digital para empresas quando o seu negócio se depara com a necessidade de emitir nota fiscal eletrônica ou assinar documentos online.

Como funciona o certificado digital?

O certificado digital para empresas ajuda a manter a confidencialidade e a segurança, tanto de transações quanto de documentos. Para tal, seu funcionamento é baseado em dois pilares: criptografia e chave pública.

As informações contidas em um certificado digital são criptografadas, ou seja, codificadas para que somente o emissor e o receptor consigam decifrá-las. Isso evita que essas informações sejam vistas por qualquer pessoa.

Já a chave pública realiza as transações sem comprometer os dados que estão no documento. Trata-se de um número que possibilita criar um canal para compartilhar as informações do certificado digital.

Como é um certificado digital?

Como o certificado é digital, não existe documento impresso. Isso significa que não há a possibilidade de fazer cópias. Suas informações são armazenadas em um computador específico e de uso exclusivo.

Outra possibilidade é o armazenamento das informações do certificado em um pendrive ou token, como aqueles utilizados por bancos. A vantagem deles é que podem ser utilizados em diferentes máquinas.

Também é importante saber que existem tipos de certificado digital para empresas, como e-CNPJ e NF-e, com diferentes validades.

As do tipo A1, tem prazo de um ano e precisa ficar armazenado em um computador específico. Essa opção é indicada para empresas que têm um grande volume de emissão de notas fiscais e certificações, além de disporem de uma pessoa responsável pela execução desses processos.

O outro tipo, A3, tem validade de dois a três anos e pode ser inserido em um pen drive ou token. Por oferecer mobilidade, é indicado para as empresas que têm vários responsáveis pela emissão de notas e certificações.

De que modo ele pode beneficiar seu negócio?

Reduz os custos

O certificado digital para empresas pode contribuir com a redução de gastos, principalmente de materiais de escritório e serviços de entrega.

Como essa solução digitaliza os processos, sua empresa deixa de depender tanto de papéis, tinta para impressora, caixas, arquivos e pastas.

Aumenta a produtividade

Outro benefício importante é a economia de tempo. Entre idas e vindas, a formalização de um contrato pode demorar dias, semanas e até meses. Por meio do certificado digital para empresas, a velocidade de entrega e recebimento cai para apenas 1 dia —, de maneira segura, sem a possibilidade de extravios ou danos.

Melhora a gestão da informação

A gestão da informação é um desafio presente na rotina de muitas empresas. Contudo, pode ser fácil administrá-la. Basta substituir as caixas amontoadas com documentos pela digitalização e o armazenamento em nuvem ou servidor.

Documentos digitalizados são mais acessíveis, facilitando as tomadas de decisão e permitindo uma organização mais eficiente. Além disso, também agiliza consultas e pesquisas.

Preserva o meio ambiente

Não depender tanto de materiais físicos, como o papel e tinta para impressão, ajuda também a contribuir com a sustentabilidade de sua empresa e a preservação do meio ambiente.

Sendo assim, a adoção de práticas sustentáveis faz bem para a coletividade. Afinal, com ela, sua empresa sinaliza ao mundo que está engajada com a preservação da natureza e pode atrair clientes que valorizam atitudes como essa.

Torna as informações mais seguras

Um documento assinado por meio do certificado digital está amparado por lei e seguro o suficiente para não correr riscos de fraude, muito menos com alterações. Isso acontece porque ele se estará bloqueado para edições.

Nesse sentido, vale ressaltar, ainda, que a troca de dados por meio da chave pública é criptografada e torna o acesso por terceiros ainda mais difícil.

Permite a participação em leilões eletrônicos

Órgãos como Receita Federal e Polícia Federal, por meio de Sistema de Leilão Eletrônico, disponibilizam itens que podem ser comprados por pessoas físicas e jurídicas. Contudo, isso é válido somente para quem tem um certificado digital — que dá acesso aos lotes e datas disponíveis, e possibilita o envio de propostas.

Como obter esse certificado?

Para obter o certificado digital, você deve realizar o pedido junto a uma autoridade certificadora. O procedimento é muito simples e feito com apenas três cliques!

Além disso, o pagamento pode ser parcelado em até 12 vezes no cartão de crédito ou em uma única vez por boleto — que pode ter o prazo de até 21 dias. Após essas duas etapas, você deve agendar o local e horário para a validação da documentação obrigatória da empresa.

O certificado digital para empresas oferece a segurança e a agilidade necessárias para que negócios, como o seu, possam acompanhar a velocidade que o mercado necessita e, desse modo, manter o nível de competitividade em relação aos concorrentes.

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Nos últimos anos, muito tem se falado em certificado digital, que nada mais é do que um arquivo que funciona como uma assinatura digital, com validade jurídica. Por meio dele, tanto as empresas como as pessoas físicas podem fazer transferências de dados de forma prática e menos burocrática.

Porém, existem diferentes tipos de certificados digitais e é importante que você conheça cada um deles para que, assim, possa saber em quais circunstâncias deve utilizá-los.

Para isso, desenvolvemos este post, no qual você obterá as seguintes informações:

• O que é um certificado digital e quais são as suas principais aplicações.
• Quais são os diferentes tipos de certificado digital.
• Como obter certificados digitais para a sua empresa.

Quer ficar bem informado sobre esse assunto agora mesmo? Então, siga conosco e acompanhe os tópicos a seguir!

O que é um certificado digital e para que ele serve?

O certificado ou identidade digital funciona como uma “carteira de identidade eletrônica”. Ele serve para que informações sigilosas, como transações bancárias, entrega de obrigações acessórias, entre outras que são praticadas via internet, sejam feitas com segurança.

Desde 2016, todas as empresas que têm mais de 5 pessoas em seu quadro de colaboradores, obrigatoriamente, precisam ter um certificado digital. Porém, não existe apenas um tipo de certificado. Entenda mais sobre o assunto, na sequência.

Quais são os 3 principais tipos de certificado digital?

Existem 3 tipos principais de certificados digitais, sendo que cada um deles deve ser utilizado em situações específicas. Veja!

1. e-CNPJ

O e-CNPJ é uma assinatura digital que as empresas precisam para ter a possibilidade de emitir Notas Fiscais eletrônicas para produtos e serviços aos seus clientes. Ele também é necessário para a transmissão de dados fiscais e outras obrigações de cunho acessório.

Outras transações realizadas pela organização, como emissão de certidões e cadastros, também devem ser feitas com o e-CNPJ.

2. e-CPF

Esse tipo de certificado traz as informações sobre o proprietário ou, então, sobre o contador responsável pela empresa. Ele é utilizado para diversos tipos de atividades administrativas no meio digital, como a obtenção de declarações, participação em editais etc.

Cabe ressaltar, porém, que o e-CPF não possibilita a emissão de Notas Fiscais eletrônicas, por se tratar de um documento de pessoa física.

3. NF-e

A NF-e é um certificado digital cujo objetivo é garantir a autoria e a validade das Notas Fiscais emitidas pelos órgãos responsáveis. Ela deve ser emitida sempre que você vende produtos ou serviços aos clientes, independentemente dos meios de pagamento utilizados.

Como obter um certificado digital para empresas?

Para obter qualquer um dos certificados digitais anteriormente citados, é preciso que você entre em contato com uma empresa certificadora autorizada pelo governo. Essas empresas podem ajudá-lo a identificar qual é o tipo de certificado que o seu negócio necessita e, em seguida, providenciá-lo para você, que precisará entregar apenas as documentações solicitadas.

Agora que você já conhece os 3 tipos de certificado digital que a sua empresa precisa, basta providenciá-los e, assim, realizar as suas atividades corretamente, conforme prevê a legislação e os órgãos fiscalizadores, mantendo sua empresa segura financeiramente.

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